FLUXOGRAMA

1-O que é um Fluxograma

Fluxograma é a representação de um processo que utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e elementos evidenciando a sequência operacional que caracteriza o trabalho que está sendo executado.

Ferramenta extremamente útil para registrar o fluxo de  produção de um produto ou o fluxo de prestação de um serviço adotando uma “linguagem comum/linguagem universal” para fins de aprendizagem, comunicação/diálogo e busca de oportunidades de melhoria.

Fornece evidências concretas e objetivas de vulnerabilidades e fontes de deficiências do processo, viabilizando a realização de análises críticas e auditorias da saúde do processo em busca de alternativas de melhoria.

2-Como fazer um Fluxograma

Para que você aprenda de forma simples como fazer um fluxograma, elaborei algumas etapas você pode seguir durante a construção do seu mapeamento. Vamos a elas?   

2.1-Definir o processo que será representado

Para começar, você precisa decidir qual processo ou família de produtos será mapeado. Geralmente se escolhe o processo mais problemático, o que tem mais volume, porque se você consegue medir e melhorar esse processo, a única coisa que precisamos fazer para os processos menores é replicar.

2.2-Definir o escopo do projeto   

É preciso definir o início e fim do projeto, qual o nível de detalhamento requerido, se será micro ou macro, qual os detalhes necessários, para quem você precisa entregar e o que você precisa extrair desse processo.

2.3-Levantamento das atividades

Nessa etapa da construção do seu fluxograma você deve definir quais atividades estão ocorrendo durante o processo e organizá-las da maneira mais adequada possível. Ou seja, é necessário analisar de qual maneira cada atividade será trabalhada, sua importância, para então definir a sequência que tornará o processo mais ágil.

2.4-Desenhar os símbolos

O fluxograma é uma representação gráfica. Logo, utiliza-se símbolos que representam as etapas do processo e as decisões a serem tomadas.

3-Símbolos de um Fluxograma.

Existem inúmeros símbolos que podem ser utilizados para representar ações e decisões a serem tomadas durante seu processo.

4-Tipos de Fluxogramas   

4.1-Macrofluxo   

É o mais simples dos fluxogramas. Composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão. É utilizado como instruções de trabalho (ITs) simples ou quando se deseja realizar uma representação mais macro de um processo.

4.2-Fluxograma Simples

Sequenciamento de processos com pontos de decisão.

4.2-Fluxograma Vertical

Também conhecido como Diagrama de Processo, o fluxograma vertical é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, que facilita seu preenchimento. Esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.

5-Pontos Fundamentais na Preparação de um Fluxograma do Processo:

Quanto mais perguntas se faz, melhor o resultado da preparação do fluxograma do processo.

O que acontece primeiro?

De onde vem o material?

Como o material chega até o local de processamento?

Em que ponto são tomadas decisões?

Para onde vai o produto/serviço dessa operação?

Que controles são feitos durante a produção de um produto ou a prestação de um serviço? 

6-Considerações

- Não se preocupe em representar o processo de uma forma correta. A forma correta é a representação que ajuda todos os envolvidos a entender o processo;

- Identifique e envolva na elaboração do fluxograma todas as pessoas envolvidas no processo, incluindo aqueles que trabalham diretamente nele como fornecedores, clientes e supervisores. Dessa forma o seu processo com certeza terá uma representação muito mais fiel;

- Não contrate para desenhar o seu processo um Expert na área ou um Consultor. Eles podem sim ajudar mas quem deve elaborar são as pessoas que fazem parte do processo;

7–Resultados esperados com a utilização de fluxogramas

O resultado após uma boa representação do processo é um maior entendimento das pessoas envolvidas com relação aos seguintes itens:

- Saber quais são os principais passos de uma sequência;

- Saber quem é responsável por uma atividade;

- Entender quais são os principais momentos de decisão;

- Entender quais são as entradas e saídas do processo;

- Saber quais recursos envolvidos no processo;

- Saber qual é o volume de trabalho;

- Identificar os atrasos e gargalos do processo;

- Identificar os pontos fortes e fracos do processo;

- Identificar desperdícios;

- Permitir uma visão ampla sobre o processo.

É importante ressaltar que quando um fluxograma é elaborado visando identificar melhorias de um processo, deve-se sempre ter a preocupação de pensar no processo exatamente como é e não como ele deveria ser. Somente com um cenário realista é possível identificar pontos de melhoria.

Ao visualizar todo o processo, a empresa poderá evitar complexidades desnecessárias, identificar gargalos ou duplicidade de procedimentos. Os fluxogramas simplificam e racionalizam o trabalho, facilitando a compreensão, otimização e melhorias na empresa.

8-Referências Bibliográficas

PAIM, R.et al. Gestão de Processos, pensar, agir e aprender. Porto Alegre: Bookman, 2009.

YIN, R. K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. Porto Alegre: Bookman, 2015.