AUDITORIA DE PROCESSOS (GEMBA WALK)

A Auditoria Interna é um assunto que merece preciosa atenção de todos, haja vista que esta profissão tem se desenvolvido consideravelmente no contexto organizacional, de forma a ocupar e conquistar um nível de importância indiscutível no alcance da eficiência e eficácia no desempenho das atribuições das áreas e unidades organizacionais.

Neste artigo procura-se chamar a atenção para a crescente importância da Auditoria Interna de Processos nas organizações, e que esta Auditoria pode ser entendida como uma ferramenta de apoio à gestão através da avaliação, melhoria e fortalecimento de fluxos de processos organizacionais e dos controles internos aplicáveis.

Este artigo tem por finalidade discorrer sobre aspectos que facilitam a compreensão prática da forma e abrangência de atuação de uma Auditoria Interna de Processos, sem, contudo, aflorar a pretensão de impor qualquer prática, mas sim de compartilhar conhecimentos e entendimentos  da profissão. 

Como surgiu e evoluiu?

O surgimento oficial da Auditoria convencional no Brasil é datado da década de 30 do século XX, prática trazida das empresas estrangeiras instaladas no território nacional, bem como que a Lei n. 4.728, 14 de julho de 1965, estabeleceu a obrigatoriedade da prática de Auditoria Governamental no Brasil. A Auditoria foi nacionalmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972, por regulamentação do Banco Central do Brasil (Bacen), Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pela formação de um órgão nacional para congregação e auto-disciplinação dos profissionais de Auditoria, sendo este denominado IBRACON.

Em essência, a causa da evolução da Auditoria foi o desenvolvimento econômico dos países, síntese do crescimento das empresas e da expansão das atividades produtoras, gerando crescente complexidade na administração dos negócios e de práticas financeiras (ATTIE, 2006). A Auditoria foi enquadrada e valorizada nesse contexto, primeiramente, com a emissão de Relatórios sobre as Demonstrações Contábeis-Financeiras por meio de um profissional independente à empresa. 

A velocidade e dinamismo das mudanças no mercado fez com que o auditor emitisse, além do parecer sobre as Demonstrações Contábeis-Financeiras, um relatório de sugestões sobre problemas operacionais. Considerando que, a atuação do auditor externo e/ou independente é limitada quanto ao período de tempo presente na empresa auditada, devido o foco do seu trabalho ser a análise das Demonstrações Contábeis-Financeiras, tornou-se difícil atender às necessidades adicionais que surgiam por conta da extensão do trabalho.

Para suprir às exigências da alta Administração e, por conseqüência, às mudanças do mercado, seria necessário haver profissionais para realizar auditorias periódicas, com maior grau de profundidade e abrangência, de tal forma que pudesse abranger não somente as áreas responsáveis pelos registros contábeis já realizados ou à realizar (área Financeira ou Contábil), mas as demais áreas que executavam atividades chaves da empresa.

Com este redirecionamento de ações em prol de suprir tanto as necessidades internas das organizações quanto as exigências do mercado, surgiu a figura do auditor interno, que para alguns autores caracterizou-se como uma ramificação da profissão de auditor independente.

No decorrer dos anos, a profissão de auditor interno evoluiu consideravelmente, migrando de um “rótulo” que a finalidade era atuar na fiscalização de pessoal para um órgão de assessoria, em que a atuação é em prol de garantir e facilitar a avaliação de normas, políticas internas e adequação dos controles internos, bem como em identificar a oportunidade para implantação de melhorias.

Intensificou-se também o foco e a preocupação com o gerenciamento de riscos, e tornou-se cada vez mais clara a necessidade de uma estratégia ou ferramenta sólida, capaz de identificar, avaliar e administrar riscos. As definições e procedimentos do Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission - COSO (2007) inerentes ao controle interno pregam que, para ser possível manter um adequado e eficaz gerenciamento de riscos corporativos, se faz necessário a atuação nos principais eventos oriundos de fatores internos (infra-estrutura, pessoal, processos, tecnologia) e externos (econômicos, meio ambiente, políticos, sociais, e tecnológicos) às empresas, bem como na adoção de ações, dentre outras, voltadas às atividades de controle interno. Assim, se for entendido que todos os processos são formados por entradas, recursos e saídas, pode-se visualizar que os referidos fatores internos estão neles incluídos, com maior ou menor intensidade, aplicação e volume.

Assim, na realidade e necessidade do contexto empresarial atual, em que busca constantemente formar e consolidar uma estrutura que permita adaptar-se rapidamente às variáveis externas para atendimento das necessidades do mercado, bem como ao adequado gerenciamento dos riscos, surge a exigência em desempenhar trabalhos que visem avaliar continuamente a adequação, eficiência e eficácia dos processos organizacionais, bem como dos controles internos atuantes nestes processos, visando o fortalecimento e melhoria de ambos. 

Desta forma, para atender plenamente as exigências organizacionais, a profissão de auditor interno direciona-se a ceder espaço para o surgimento e/ou aplicação de mais um segmento da profissão, sendo este com foco nos processos internos organizacionais.

Como defini-la?

Quanto a origem, define-se Auditoria como uma palavra advinda da língua latina “audire”, que significa ouvir. A palavra Auditoria provém da língua inglesa, mais precisamente do verbo inglês “to audit”, que significa examinar, ajustar, corrigir, e/ou certificar (ATTIE, 2006). 

No sentido lato (amplo), Auditoria pode ser definida como um processo de confrontação entre uma situação encontrada com um determinado critério, ou seja, a comparação entre um fato ocorrido com o que deveria ocorrer. No sentido estrito, a Auditoria restringe-se apenas ao universo Contábil / Financeiro, surgindo daí o conceito de auditoria contábil (ORIÁ FILHO, 2002). 

A Auditoria está atrelada historicamente à atuação sobre resultados da área Contábil-Financeira, por esta razão muitas conceituações de Auditoria até pouco tempo atrás detinha-se neste foco. Ao longo dos anos, o conceito e definição de Auditoria sofreu, e ainda vem sofrendo, evoluções, desprendendo-se de uma atuação com foco Contábil, e passando para uma abordagem global e sistêmica da organização.

A maior completude e/ou abrangência evolutiva dos conceitos de Auditoria é um reflexo da necessidade que os administradores das empresas têm em possuir uma unidade de Auditoria Interna para assegurar que os controles e procedimentos internos adotados nos processos executados estão propícios para garantir eficiência e eficácia das áreas organizacionais, bem como para que estas (áreas) possam fornecer informações precisas e no tempo hábil, visando subsidiar os gestores da empresa nas tomadas de decisões em prol do cumprimento de missões, objetivos e metas individuais (visão funcional, por setor ou área) e gerais (visão sistêmica, o todo). 

No ano de 2004, o AUDIBRA, filiado ao “The Institute of Internal Auditors - IIA”, definiu a Auditoria Interna da seguinte forma:

É uma atividade independente e objetiva que presta serviços de avaliação (assurance) e de consultoria e tem como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. A auditoria auxilia a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle, e governança corporativa.

De acordo com o presente conceito, a Auditoria Interna tem como função principal avaliar o processo de gestão, no que se refere aos seus diversos aspectos referentes à riscos e controles, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita. Percebe-se ainda que, no citado conceito de Auditoria Interna é enfático a essencialidade da sua atuação nos processos organizacionais da empresa, de forma à permitir a melhoria das operações e controles, o gerenciamento de riscos e a governança corporativa.

Se for realizada uma analogia dos aspectos necessários para um gerenciamento de riscos com o pressuposto de que uma Auditoria Interna com foco de atuação nos processos organizacionais visa identificar e avaliar todo e qualquer fator negativo que tenha impacto direto ou indireto no processo auditado, pode-se visualizar que a existência de uma Auditoria Interna de Processos propiciaria atender todos os fatores necessários, ou, pelo menos, de grande parte destes, para garantir um satisfatório, eficiente, eficaz e sistemático gerenciamento dos riscos de uma empresa, haja vista que os riscos dos referidos fatores encontram-se inseridos nos processos. Logicamente, não se está insinuando que a Auditoria Interna com foco em processos é necessária e restrita apenas para facilitar e assessorar à Administração no gerenciamento de riscos, mas sim que se trata de uma ferramenta de controle indiscutivelmente benéfica ou favorável para o alcance de tal objetivo.

Qual a definição de Auditoria Interna de Processos?

Infelizmente, não se pode recorrer a obras literárias e demais conteúdos publicados relacionados direta e/ou indiretamente à profissão Auditoria (Interna ou Externa) para responder tal indagação. Entretanto, como não adentra nos objetivos deste artigo permear e/ou cultivar dúvidas, apresenta-se algumas sugestões de conceitos construídos pelo autor com base tanto em análises separadas de conteúdos que contextualizam na forma prática e abrangente os termos “processos organizacionais” e “auditoria interna” quanto na sua vivência profissional:

• Trabalho sistemático realizado por profissionais hierarquicamente independentes, que visa avaliar o grau de cumprimento da forma de execução dos processos em relação à padrões pré-estabelecidos e normas administrativas / sistêmicas. 

• Avaliação planejada, programada e documentada, executada por pessoas independentes da área auditada, visando verificar o nível de adequação e alinhamento dos processos para o atingimento de objetivos pré-estabelecidos. 

• Trabalho executado por profissionais independentes que, em parceria com a área auditada, busca avaliar a forma de execução dos processos organizacionais e identificar não conformidades, causas, efeitos e ações regularizadoras.

• Exame sistemático e interativo que permite conhecer, analisar, modelar e aprimorar os processos organizacionais em prol de se cumprir e atingir diretrizes e metas gerenciais.

• Avaliação direcionada à verificar da existência e aplicabilidade de normas ou regras previamente testadas quanto a consistência e aplicabilidade, de forma à prevenir situações embaraçosas de impossibilidade de executar o processo ou de exigir desvios comprometedores em relação a segurança, eficiência, eficácia e/ou aos resultados / objetivos planejados.

• Ação ativa ou especial que visa gerar, manter e comunicar evidências objetivas de não conformidades atuantes e impactantes nas rotinas de trabalho ou nos resultados alcançados nas atividades-fim da organização ou área auditada.

• É um exame imparcial e objetivo, cuja finalidade é assessorar a alta Administração através da avaliação contínua e/ou periódica da eficiência e eficácia dos processos organizacionais e controles introduzidos nestes, em prol de garantir informações precisas e sugestões regularizadoras para o adequado gerenciamento corporativo.

• É uma função de apoio à Cúpula Administrativa, cuja finalidade é analisar e apreciar, com vistas às eventuais ações preventivas e corretivas, os diversos tipos de processos organizacionais, fluxos, interfaces e os controles internos ativos para garantir a integridade de suas operações, a veracidade de sua informação e a manutenção da eficiência e eficácia de seus sistemas corporativos.

• Consiste em um processo contínuo de avaliação das ações, procedimentos e métodos inseridos em categorias de processos organizacionais, a nível operacional, tático e estratégico, com o intuito de informar à Administração se as diretrizes planejadas estão efetivamente e adequadamente implementadas, bem como da existência de fatores indesejáveis que interfira de alguma forma na eficiência e eficácia da organização.

Tais conceitos sugeridos de Auditoria Interna de Processos foram desenvolvidos na visão de poderem ser aplicáveis em organizações de qualquer porte e segmento, entretanto, pode-se e deve-se adotar o que melhor reflete e/ou enquadra-se à realidade organizacional.

Como organizá-la para prática?

A forma de atuação da Auditoria Interna de Processos, visando eficiência e eficácia no alcance de resultados positivos, pode ser dividida em três etapas, sendo estas: planejamento, execução, e controle. 

O ponto principal para atender satisfatoriamente a expectativa da cúpula Administrativa, bem como dos níveis gerenciais e operacionais da organização, está na adequada elaboração do planejamento de Auditoria, seja anual ou parcial, pois este certamente funcionará como uma “bússola cronometrada” e/ou “termômetro”, que em outras palavras, traduz-se no guia de ações, temporizador no informe de resultados e medidor de desempenho. A etapa de execução caracteriza-se como um ponto “chave” do processo de Auditoria, pois nada adianta um excelente planejamento sem êxito prático. Já etapa de controle caracteriza-se como ações de avaliação do nível de melhoria das práticas laborais e comprometimento dos envolvidos, pois consiste em verificar se as ações regularizadoras de não-conformidades estão efetivamente incorporadas na rotina laboral e na forma de execução do processo auditado.

Percebe-se ainda que a forma de atuação de uma Auditoria Interna de Processos é bem particular ao objeto sobre exame, o que leva à adequações de inúmeras práticas profissionais, utilizadas por auditores internos e externos e de qualquer tipologia, tão como por áreas que compõem a abrangente dimensão da ciência administrativa, em face da ecleticidade de formas, fluxos, objetivos, características e finalidades que os processos organizacionais demonstram, exigindo técnicas, ferramentas e metodologias moderadamente e minuciosamente ajustadas para atender às necessidades reais de uma Auditoria Interna.

O sucesso dos trabalhos de Auditoria Interna de Processos tem (ou deve ter) como primordialidade de atuação a independência às unidades e processos objetos de Auditoria. Assim, cabe ao auditor, basicamente, identificar e evidenciar não conformidades e sugerir ações regularizadoras ou atenuadoras, ações estas que sejam viáveis e factíveis, bem como acompanhar o nível de implementação das mesmas, mas não deve de forma alguma interferir diretamente na execução. 

Ciclo da Auditoria Interna de Processos

01-Mapear Processos
-Operacionais;
-Áreas de apoio e governança;
-Comunicação.

02-Identificar os Riscos
-Apresentar o processo mapeado ao gerente da área com propósito de verificar quais são suas preocupações e quais riscos que eles percebem em suas áreas.

03-Identificar Atividades de Controles
-Desenhar controles para que mitiguem os riscos.

04-Elaborar um Check-List
Elaborar um programa de auditoria para testar os controles exitentes.

05-Evidenciar os Processos
Obter evidências que comprovem que o cumprimento das tarefas está sendo seguido.

06-Relatar não Conformidade
Relatar as oportunidades de melhorias e não conformidade.

07-Receber Planos de Ação
O auditado deve elaborar um plano de ação e enviar as auditorias.

08-Follow-Up por Planos de Ação
Ferramentas de ciclo de auditoria.

Resultados alcançados com  a Auditoria

• fortalecimento e melhoria das práticas gerenciais;

• exclusão de efeitos negativos nos processos organizacionais;

• controle na evasão de requisitos pré-definidos aos processos;

• melhoria de recursos tecnológicos utilizados nas rotinas laborais;

• fortalecimento da cultura de “fazer certo na primeira vez”;

• aumento de ênfase na cultura disciplinar, participativa e sistêmica;

• atuação sobre os fatores que propiciam e geração e concretização de riscos;

• acesso à informações seguras e de origem independente para subsidiar o gerenciamento das práticas laborais;

• panorama à alta Administração do grau de evolução no alinhamento das práticas laborais e gerenciais com objetivos estratégicos pré-determinados.

Outros resultados possíveis, mas que se caracterizam por ser de longo prazo, são:

• interfaces dos processos aprimoradas; 

• qualidade no gerenciamento dos processos; 

• estruturas (físicas e funcionais) de trabalho adequadas; 

• aumento do nível de produtividade; 

• progressão de faturamento e lucro líquido; 

• alerta a violação de brechas propícias à fraudes; 

• upgrade do nível de satisfação dos clientes internos e externos; 

• maior adaptabilidade para atendimentos de exigências externas.

Ressalta-se que, mensuração e avaliação de impactos benéficos dos resultados desta Auditoria no contexto organizacional é gradativa, conforme há o crescimento e fortalecimento do nível de comprometimento e consentimento dos responsáveis pelos objetos auditados, executores e gestores. 

Como entender a necessidade de tê-la? 

O posicionamento da Auditoria Interna, numa visão atual do seu funcionamento, centra a sua atenção, não na Auditoria aos órgãos da empresa, mas às atividades / processos que esta exerce. 

As empresas que funcionam na estrutura por processos com práticas gerenciais e de rotina definidas e padronizadas sobre um sistema de controle interno apropriado, faz-se fundamental ter equipe capacitada que verifique e avalie periodicamente e sistematicamente se os colaboradores, independente do nível, estão cumprindo o que fora determinado e da maneira correta para atender as expectativas e objetivos.

Assim, diante da realidade mercadológica aumenta consideravelmente o nível de exigência intelectual, clareza e equilíbrio dos dirigentes e tomadores de decisão quanto à escolha das técnicas e ferramentas destinadas a reestruturar e avaliar os processos organizacionais, e pelo que foi demonstrado neste artigo coaduna-se a afirmar que Auditoria Interna de Processos trata-se de uma ferramenta que supre as necessidades, complexidades e características das empresas que se adaptam a realidade pressuposta. Assim, surge o profissional para atuar como facilitador da gestão, sendo este o auditor interno de processos.

Nesta concepção, a Auditoria Interna constitui uma função de apoio à gestão e, além de importante, tornou-se imprescindível no mundo empresarial atual, visto que assessora as empresas na obtenção de eficiência e eficácia dos processos e recursos internos. Além disso, a Auditoria Interna é uma ferramenta fundamental para avaliar e aperfeiçoar o sistema de controle interno de uma organização, que visa cumprir ou seguir os procedimentos de controle interno definidos pelo COSO, e na Lei Sarbanes Oxley de 2002, haja vista que o ponto fundamental defendido e definido tanto pelo COSO quanto estabelecido na Sarbanes Oxley é a preocupação e atuação constante das empresas nos controles internos das diversas operações, transações e atividades, ou seja, nos processos.

Referências Bibliográficas

ALMEIDA, Marcelo Calvalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996.

ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

AUDIBRA - INSTITUTO DOS AUDITORES INTERNOS DO BRASIL. Gerenciamento de riscos corporativos - estrutura integrada. Rio de Janeiro: AUDIBRA, 2007.

____________. Normas internacionais para o exercício profissional da auditoria interna. São Paulo: AUDIBRA, 2004.

ORIÁ FILHO, Humberto Ferreira. Monografia de graduação: As fraudes contra as organizações e o papel da auditoria interna. Fortaleza: UNIFOR, 2002.