ENGSIM SOLUÇÕES EM ENGENHARIA: 5S

1-Qual é o significado do 5S?

Para as empresas que estão iniciando nas práticas de melhoria contínua e redução de desperdícios, o 5S é uma das primeiras técnicas que podem ser aplicadas na organização. A implementação do 5S ajuda na definição de regras internas para eliminar esses desperdícios, mantendo o ambiente de trabalho seguro, eficiente e produtivo.

A denominação 5S faz referência a cinco palavras japonesas. Cada uma delas diz respeito a um passo importante para alcançar o objetivo de criar um ambiente de trabalho enxuto e sem desperdícios. Podem ser traduzidas como “sensos” que devem ser aprendidos pelos colaboradores envolvidos.

Veja, a seguir, cada uma das habilidades do 5S:

1.1- Seiri (senso de utilização e de descarte)

O primeiro S diz respeito, basicamente, ao processo de análise do que será aproveitado e do que deve ser descartado. Assim como toda metodologia que envolve mudança, analisar o cenário atual é o primeiro movimento.

Feito o levantamento dos materiais, equipamentos e processos da empresa, é tranquilo identificar o que não é usado com tanta frequência e apenas está ocupando espaço de maneira desnecessária.

1.2- Seiton (senso de ordenação e organização)

Com a análise inicial feita, é hora de organizar a empresa! E esse passo afeta tanto os espaços físicos quanto aspectos como a documentação do seu negócio. De mesas e salas caóticas ao arquivo morto de documentos antigos, tudo deve ser colocado no seu lugar.

E, como você já realizou a etapa da análise do que serve ou não para sua empresa, saberá exatamente o que pode ser descartado durante o processo de organização. Uma boa ideia é classificar os objetos a serem reorganizados, facilitando o acesso aos de uso diário e reservando aqueles utilizados somente de vez em quando.

1.3- Seiso (senso de limpeza)

Um ambiente de trabalho não é verdadeiramente organizado se não estiver (e for mantido) limpo. Por isso, o senso de limpeza demanda que cada colaborador, e não apenas o funcionário encarregado da faxina, seja responsável pela sua parte na manutenção da organização do espaço.

Assim, cada um dos envolvidos na empresa tem a obrigação de manter seu próprio espaço e objetos de trabalho limpos e organizados. Além disso, esse S também diz respeito à apresentação pessoal, de modo que os colaboradores devem estar sempre de acordo com as regras de aparência definidas pela empresa.

1.4- Seiketsu (senso de normatização)

Após os três primeiros S da metodologia terem sido realizados, fica evidente que correspondem a uma verdadeira faxina na empresa, com o intuito de organizá-la da melhor maneira possível.

Assim, o quarto corresponde ao senso de normatização, ou seja, do processo de tornar normal e cotidiano todos os valores propostos nos passos anteriores. É, então, o momento de transformar isso em rotina, estabelecendo normas sempre que necessário.

1.5- Shitsuke (senso de autodisciplina)

O último dos princípios do 5S tem um significado ainda mais profundo, pois diz respeito a cada um dos colaboradores envolvidos, a um nível de comprometimento bastante individual. A ideia do senso de autodisciplina é fazer com que os funcionários convertam essas práticas em um hábito.

Pensando nisso, é essencial que a organização invista na capacitação contínua de seus colaboradores, fazendo com que essa nova cultura empresarial se enraíze no cotidiano de cada um.

2- Como funciona o 5S?

Apresentado da maneira ordenada, como fizemos acima, o método 5S basicamente fala por si só. Porém, para que todos os seus princípios sejam absorvidos por todos os colaboradores e colocados em prática no cotidiano, é preciso haver uma liderança. Além do próprio líder exercer tais preceitos, é essencial que ele motive sua equipe, mostrando claramente quais são os ganhos do 5S e como essa metodologia pode melhorar o ambiente de trabalho.

Em uma indústria, por exemplo, é notável como a adoção dos sensos do 5S pode trazer uma maior produtividade. Um ambiente limpo e organizado, onde materiais e máquinas sem utilização são descartados, pode fazer com que a produção ocorra de maneira fluida, diminuindo a ocorrência de erros e o desperdício de matéria-prima e mão de obra.

3- Dicas para a implantação

Além de angariar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que a ferramenta realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal. Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o processo de implantação:

3.1 – Escolha um departamento para começar

O 5s requer a utilização de recursos. Por este motivo é interessante maximizar a atenção onde o retorno será mais ágil e visível.

3.2 – Faça a implantação por etapas

Cada “S” deve ser implantado no seu devido tempo. Geralmente, segue-se a sequência em que foram apresentados neste artigo. O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar se a metodologia está sendo absorvida pela organização de forma adequada.

3.3 – Treinamentos e cursos

Ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.

3.4 – Equipes multi-disciplinares

Crie equipes multi-disciplinares e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.

3.5 – Seja consistente e realista.

Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Cada organização funciona de uma forma diferente e é fundamental que os conceitos aplicados sejam adequados a forma de trabalho.