5W2HG – UMA FERRAMENTA DE GESTÃO PARA OTIMIZAR TEMPO E RECURSOS EM SEUS PROJETOS

Você usa 5W2HG ou já usou? Caso não tenha usado ainda, aposto que alguém já lhe falou sobre este tal de 5W alguma coisa, não é verdade?

A ideia deste POST é apresentar de forma breve o que é o 5W2HG, para que serve e como aplicá-lo em seus projetos.

O que é o 5W2HG?

O 5W2HG é uma ferramenta de gestão para criação de plano de ação criada no Japão que visa facilitar o processo de planejamento de qualquer atividade ou projeto.

Através de um sistema de checklist de fácil entendimento, a ferramenta explora as principais questões que envolvem o processo e garante uma visão controlada e planejada do projeto através do desenvolvimento com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto ajudando a mapear as atividades a serem executadas de maneira simples, basicamente respondendo a 8 perguntas autoexplicativas ligadas a expressão “5W2HG” que nada mais é do que uma referência as palavras em inglês “What”, “Why”, “Where”, “When”, “Who” – que são os 5W – e “How”,  “How much” – 2H e "Gains" - G.

Para que serve o 5W2HG?

O 5W2HG é usado atualmente em situações bastante diversas, que vão desde o planejamento de uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para mapear as ações de forma que todos os envolvidos entendam com clareza por quem será feito, quando, onde, por que, como e quanto irá custar o projeto para empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Além desta otimização, é criada uma sinergia entre os envolvidos que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu projeto.

Como aplicar o 5W2HG?

Aplicar esta ferramenta em um projeto é simples e exige apenas que o gestor responsável elabore uma tabela e discuta as questões principais. O desenvolvimento de cada uma das 7 questões tem apenas o objetivo de desmembrar a ideia em vários segmentos, para que seja mais fácil entender quais as metas a serem atingidas no projeto, como colocar em prática e os preparativos necessários.  Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para as sete perguntas essenciais:

What: o que será feito (entregas);

Why: por que será feito (justificativa);

Where: onde será feito (local);

When: quando será feito (tempo);

Who: por quem será feito (responsabilidade);

How: como será feito (método);

How much: quanto custará (custo).

Gains: Ganhos (possíveis resultados)

Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva, pois, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.

Você pode criá-lo em uma planilha, ou até em um software de gestão de projetos.

E se ficar com dúvidas em sua utilização, não deixe de enviar seu recado através dos comentários!